Zoomウェビナー登録者リストをCSVファイルでエクスポートする方法

はじめに

オンラインセミナーを開催する際、Zoomを使用するとウェビナーの登録者情報をはじめとしたレポートや、出席者情報、Q&AセッションなどのデータをCSVレポートとして出力し、確認することが可能です。ウェビナー申込者リストの情報をダウンロードし、MAツールやSFAツールなどに入力することで、メルマガ配信やウェビナー参加に関する連絡をすると効率的に参加者へのフォローアップを行えます。
しかし、Zoom機能が2023年9月にアップデートされ、CSVファイルの出力方法も変わり、戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Zoomウェビナー機能を活用し、ウェビナー申込者のリストやイベント出席者情報、Q&Aのレポートなどのデータを出力する方法についてご紹介します。

Zoomウェビナーレポートの種類

Zoomのウェビナーのレポート機能で表示できるタイプは以下の通りです。
（2023年10月25日時点での情報です。）

１.登録レポート
ウェビナーの申し込みをZoomのフォームで受け付けた場合、申込者の名前やメールアドレスなど事前に設定した質問項目に関する情報

２.視聴者レポート
登録した中から実際ウェビナーに参加した視聴者の名前やメールアドレスなど事前に設定した質問項目に関する情報

３.パフォーマンスレポート
ウェビナーの参加率や、Q&A質問があった数などウェビナー当日のパフォーマンスに関する情報

４.Q＆A 結果レポート
当日行われた質問と、その回答の情報

５.投票結果レポート
参加者と行った投票機能の結果に関する情報

６.アンケート結果レポート
参加後のアンケートを外部アンケートのリンクを埋め込むのではなく、Zoomのフォームで行った場合の回答結果に関する情報

これら６つのレポートを出力することが可能です。申込者情報を示す「登録レポート」以外は、ウェビナーの実施後に出力することができます。

操作方法

それでは、ウェビナー登録者情報を含む６つのレポートを出力する際の具体的な操作方法についてご説明します。

①Zoomのアカウントにログインし、左の一覧の中から「レポート」を選択します。
そして、使用状況レポートの中にある「ウェビナー」をクリックします。

②以下のような画面になるので、「ステップ１：レポートのタイプを選択」で自身の知りたい情報に合わせたレポートのタイプを選択します。
ここでは、ウェビナー申込者リストを出力するために「登録結果レポート」にします。

③ステップ２に移ります。ウェビナー開始日と終了日を選択し、フィルタをかけた後、データを出力したいウェビナー名を選択します。
そして、ステップ３のレポートの作成で、出力したい登録者の種別（通常は「すべての登録者」）を選択し「CSVレポートを作成」をクリックします。

④CSVが出力されたのでメモ帳ファイルに保存し、スプレッドシートやExcelを開きます。

⑤今回は、スプレッドシートを開きました。スプレッドシート左上の「ファイル」を選択し、「インポート」を選ぶと以下のような画面になります。
「アップロード」タブの「参照」から、先ほどダウンロードしたCSVファイルをアップロードします。

⑥CSVファイルが読み込まれたら、以下の画像のような画面が出てきます。
インポート場所に「スプレッドシートを置換する」を選択し、区切り文字の種類を「自動的に検出する」が選択されているかを確認します。
確認出来たら「データをインポート」をクリックします。

⑦出力できました。セルごとに情報が整理されています。
MAツールなどに登録者情報をインポートする際は、そのツールに合ったフォーマットに合わせることで一括登録することができます。

ウェビナー開始前に参加者の登録情報を確認し、リマインドメールの送信や事前に参加者からの質問内容の把握、営業チームとの連携に役立てましょう。

おわりに

今回の記事では、Zoomのウェビナーレポート機能を活用して、イベントの登録者情報を出力する方法について詳しくご紹介しました。Zoomレポートはウェビナー本番前だけでなく、アフターフォローのプロセスにおいても、非常に役立つツールです。登録者情報は参加者のニーズや関心を理解し、ウェビナー本番の参加者のエンゲージメントを高めるためにも活用していきましょう。