ウェビナー開始前の時間を有効活用！Zoomの待機室＆事前準備のポイント

ウェビナー開始前の工夫として、どのようなことをしていますか？Zoomの「待機室」機能がアップデートされ、ウェビナー開始前の時間を、より有効に使えるようになりました。本記事では、Zoomウェビナー開始前にできる準備や、参加者の満足度を高める、おもてなしの工夫を詳しく解説します。

内容を動画で知りたい方はこちらから👇

Zoomの待機室機能とは、参加者が入室できるようになる前の状態を意味します。ウェビナーであれば、デフォルトで待機室機能がONになっているため、参加者はホストがウェビナーを開始するまで、待機室で待っている状態となります。その間にパネリストは、参加者に見られることなく、リハーサルや事前打ち合わせを本番環境で行うことができます。
なお、Zoomミーティングでは待機室の設定をOFFにもできます。参加者には入室が許可されるまで、以下のような画面が表示されます（ミーティングの場合）。詳細は、Zoomの公式サポートページをご覧ください。

②Zoomウェビナー開始時刻までの数分間

ウェビナーでは、一般的に開始時刻の5～10分前から入室を許可し、参加者を迎え入れることが多くなっています。特に日本では「5分前行動」が習慣化されており、早めにアクセスする参加者が多いため、ウェビナー開始前にスムーズに対応できるよう、開始時刻よりも少し早めに開場することをおすすめします。

また、Zoomの練習セッション機能をONにしている場合、リハーサルを終えた後の、ウェビナー開始時刻までの時間をどのように活用するかが重要です。参加者の視点で見た場合、①待機室 → ②ウェビナー開始直前の数分間 → ③ウェビナー開始 という流れになります。②の開始前の時間を有効活用することで、参加者の満足度を高め、スムーズな進行につなげることができます。

参加者の入室を許可する前に画像や動画を流せるようになったことをご存じですか？Zoomの待機室機能がアップデートされ、以下の画像のように待機室の画面でも参加者にスライドやロゴ、メッセージを表示させることができるようになりました。

●設定のタイミング：
Zoomウェビナーをスケジュールした後に設定が可能。ウェビナー開始後に設定することはできないので、事前に設定する。

●設定方法：
Zoom（ウェブサイト）にログイン＞左側の「設定」＞「ウェビナー」タブ＞「セキュリティ」の「待機室」にある「待機室レイアウトをカスタマイズ」をクリック

●動画でZoom待機室の設定方法を見る：https://youtu.be/Ecg7ULcSV-4
ただし、動画については最大30MBまでと設定可能なサイズがかなり小さいです。そのため、長い動画は設定できません。画像もしくは容量の軽い動画を設定することをおすすめします。

2．スライドを表示させる

●設定のタイミングと設定方法：
Zoomウェビナーを開始後に画面共有にて設定。

ウェビナー開始までの時間に、このようなスライドを作成して表示させましょう。ポイントは、イベントページと同じセミナーバナーを載せることです。画像を載せることで、申込者の方に認識していただきやすくなります。また、参加にあたっての注意点もスライドに掲載することです。待ち時間に読んでもらうことができます。

私の場合は、いつも練習セッションを終了後、ある程度参加者の方が集まったら以下のようなアナウンスをします。

「本日は、〇〇主催の××（セミナー名）にご参加いただき、誠にありがとうございます。セミナーは〇時より開始予定です。開始に先立ち、ご参加にあたっての注意事項をお伝えいたします。（注意事項読み上げ）それでは、〇時まで今しばらくお待ちください。」

「もうZoomのウェビナーが浸透して久しいから、このような注意事項はいらないのでは？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、初めての参加で自分の音声やカメラが入ってしまうのではないかと不安に思っている参加者もいるかもしれません。このようなアナウンスをすれば、顔の見えないウェビナーでもしっかりとフォローすることができます。

また、チャットやQ&Aボタンについても、使うシーンや使い方をお伝えすることで、スムーズなコミュニケーションを図れます。おすすめなのは、この冒頭のアナウンスのタイミングで「ぜひ練習がてら挙手ボタンを押したり、チャットで挨拶を投稿してみてください」とお伝えすることです。誰も投稿していない状態のチャットにいきなり書き込むのは勇気がいりますが、このように最初の段階で投稿のハードルを下げておくことで、心理的安全性を高められます。

3．動画を流す

冒頭の挨拶やアナウンスが終わって、まだ時間が余っている場合、自社のサービス紹介動画を流すことをおすすめします。ホストがミュートにしていても、動画の音声はきちんと参加者に流れます。

ウェビナー後半のサービス紹介パートで、参加者の多くが退室してしまった経験はありませんか？最初のタイミングでサービス紹介動画を流しておけば、高い確率で多くの方に見ていただくことができますし、ただお待たせするよりも参加者の方の時間を有効活用することができます。

弊社では、このようなサービス動画を活用しています。

動画は、１～２分程度の短いものが良いでしょう。ただし、ずっと同じ動画を繰り返し流すと、参加者の方にとって不快に思われる可能性が高いので、それでも時間が余る場合は別の動画や音楽を流すことをおすすめします。動画はCanvaなどで作れるので、ぜひ試してみてください。

3．音楽を流す

より参加体験を向上させるには、BGMを流すことをおすすめします。適した音楽としては、カフェで流れているようなリラックスムードのうるさくない音楽です。オンライン上で探す際は、商用利用可能で著作権フリーのものを選びましょう。

音楽を流す際、YouTubeを活用するのはあまりおすすめしません。有料プランでないと予期せず広告が入ってしまうことがありますし、ただでさえ高い配信負荷をさらに上げてしまうことになります。ローカルに音楽をダウンロードしたうえで、画面共有もしくはサウンド共有で音楽を流しましょう。この場合も、ホストがミュートにしていても音楽は流れます。

4．小話／雑談をする

ビジネス系のセミナーは堅苦しくなりがちです。先日共催させていただいた、エキサイト社の執行役員大熊さんも仰っていましたが、「オンラインセミナーはラジオ感覚で楽しんでいただくことが大事」です。そのため、開始までの間に小話をするか（といっても対話する相手がいない状態で1人で話すのは結構大変なのですが）、共催などで話相手がいる場合は開始までの時間に雑談をすると、堅い雰囲気をほぐすことができます。BtoBでもやはり人となりはすごく大切なので、ただ機械的なサービス紹介をするよりも、自己開示して「この人から買いたい」と思っていただくことが重要です。

以上、ウェビナー開始前の時間を有効利用するためのTipsをご紹介しました！すぐに無料でできるものばかりなので、実践してみてください。

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そんな方は、ぜひお気軽にご相談ください！