イベントページ公開前にチェックすべき18項目

イベントページ公開前にチェックすべき18項目

Published On: 2025年2月5日Last Updated: 2025年2月5日

イベントページを公開し、メルマガで周知した後に重大なミスが発覚してお詫びと訂正のメルマガをすぐに送らなければならなくなった‥そんな事態はできれば避けたいものです。この記事では、イベントページを公開する前にチェックすべきポイントをご紹介します。社内外でページ公開前のダブルチェックを行う際に、ぜひご活用ください!

1.イベント情報の正確性

まず、最も重要なイベントに関する情報が正確に伝えられているかどうかを確認しましょう。具体的には、以下の項目です。

  • イベント名:英語を含む場合はスペルも確認する。
  • 日付・時間・曜日:開催時間が合っているか。よくあるのは、曜日が日付とずれていること。特に英語で曜日を表記している場合、そのスペルが合っているかも確認する。
  • 開催場所:会場の住所や配信プラットフォーム関する情報が正しいか。
  • 登壇者情報:会社名、役職、名前、経歴、画像といった内容に誤りがないか。特に名前のミスは失礼にあたるのできちんと確認する。
  • 参加費用:無料or参加に必要な金額が合っているか。
  • タイムテーブル:コンテンツの時間割に誤りがないか。
  • 主催者・スポンサー:主催者側に関する企業情報に誤りがないか。
  • 連絡先:質問や相談があった際の窓口となる連絡先の情報が正しいか。(URLまたはメールアドレス)
  • 誤字脱字の有無:概要文や説明文の誤字脱字がないか。
「イベントチェックリスト」の図解。イベントページ公開前に確認すべきポイントとして、イベント名、開催場所、参加費用、主催者情報、誤字脱字の確認、日付・時間、登壇者情報、タイムテーブル、連絡先の9項目をまとめたリスト。イベント運営のミス防止やスムーズな進行のための事前チェックに役立つ。

特にファーストビューとなる画像や広告で使用するバナーの情報に誤りがあるケースが多く見受けられるため、注意が必要です。

2.イベント登録フォームの設定

次は、イベント申込に欠かせない登録フォームの設定が適切かどうかを確認します。ここでミスがあると、参加者情報をきちんと取れないなどのクリティカルな問題が発生しがちなので、公開前にテスト申込を必ずしましょう。

  • 入力項目:項目が過不足なく設定されているか。(一般的には、氏名・メールアドレス・会社名・役職など)必須/任意の設定が正しいかも確認する。
  • 個人情報の取り扱いの表記:外部リンクを貼っている場合は、URLからきちんと遷移するかを確認する。共催セミナーや大型イベントで複数社で個人情報を共有する場合は、参加社数分の個人情報の取り扱いを示すリンクが貼られているか。
  • 個人情報の取り扱いへの同意:申込者から同意を得るための項目が回答必須で設けられているか。

細かい話になりますが、申込者リストをCRMやMAツールに取り込む場合、すぐに取り込める形式でフォームを設けると無駄な作業が発生しません。(例:姓名を分ける、半角スペースを入れてもらうなど)その後の業務の効率を考えてフォーム設計をすることをおすすめします。

参考:Zoomで登録申し込みフォームを作る方法

3.イベントへ申込後の挙動

参加者が申込をした後、通常は自動送信メールの設定を行い、イベント参加用URLやお礼メールを届けます。参加用URLが誤っていると、申込者全員に再度正しいURLを送信するなどの工数が発生してしまうため、申込フォームにテスト入力し、申込者視点で挙動を確認しましょう。自動送信メールを送る場合は、送られてきたメールの以下の項目をチェックします。

  • 送信者名:「セミナー事務局」など通常のメルマガと違う場合は設定が正しくされているか。
  • 件名:イベント名を入れる場合は正しく表記されているか。参加者がメール迷子にならないように、URLを知らせる場合は【参加用URLのご案内】などを入れると良い。
  • 挿入するバナー:今回のイベント情報が正しく表記されたバナーになっているか。(できれば申込ページのファーストビューと同じ画像をトップに埋め込むと視認性が上がるため良い)
  • 参加用URL:当日参加するためのURLが正しく記載されているか、クリックして確認する。
  • イベントに関する情報:概要を記載している場合、日時などの情報がイベントページ通り正しいか確認する。
  • 問合せ窓口:イベントに関する問い合わせをする際の連絡先が正しく表記されているか。
「自動送信メールのチェックリスト」の図解。イベント関連のメールを送信する際に確認すべきポイントとして、送信者名、件名、挿入バナー、参加用URL、イベント情報、問合せ窓口の6項目をまとめたリスト。イベント運営のミス防止やメール設定の最適化に役立つ。

自動メール送信の際のチェックリスト

参考動画:Zoomでウェビナー用のメール配信設定方法

リマインドメールの設定も合わせて確認することをおすすめします。弊社が海外スピーカーを招いたイベントのご支援をする際は、必ずクライアント様のイベントページ内容が正しいか、ダブルチェックさせていただいており、そのTipsをまとめたものが上記の18項目です。

また過去には、生成AIをフル活用してよりよいイベント企画アイデアを出す方法についてもご紹介しております。ぜひご覧ください👇

記事はこちら:イベント企画力を生成AIで強化!

海外スピーカーを招いたイベント企画は、ぜひ私たちにご相談ください。